draaiboek

Het belang van de draaiboekbespreking

Het belang van de draaiboekbespreking

10 Tips en valkuilen.

Voorafgaande aan het feest, het evenement, het festival of concert, is het bijna altijd aan te bevelen om met alle functioneel relevante partijen, een draaiboekbespreking te houden.

Maar niet alle draaiboeken zijn hetzelfde, niet alle situaties zijn hetzelfde.

Hieronder 10 tips en valkuilen uit de praktijk.

  • Bedenk welk soort draaiboek je gaat bespreken en met wie. Het moeder-draaiboek bespreken met de horeca hoeft niet nodig te zijn. Zo hoef je het technisch draaiboek of cue-lijst voor een voorstelling ook niet door te nemen met het personeel in de foyer.
  • Hou de taken en de structuur van je draaiboek overzichtelijk. Niet iedereen is bekend met elkaars vaktermen. Gebruik liever geen afkortingen of voeg een legenda toe.
  • Begin nooit meteen met de draaiboekbespreking. Probeer vantevoren een informele sfeer te creeëren, met een drankje.  Laat de partijen onderling met elkaar kennismaken.
  • Verbinden, commiteren en belonen, nooit in 1 “laag”. Er zijn verschillende instrumenten om alle partijen te verbinden met elkaar, met jou, met het evenement, met de werkzaamheden. Die zijn echter nooit in één “laag” te doseren.  Belonen van de betrokkenheid kan door uitdelen van een relatiegeschenkje, maar  ook in medezeggenschap, in het bevestigen van iemands plaats in de hiërarchie. Verbinden kan door gezamenlijk kijken naar een (introductie)filmpje of teaser van het evenement, een filmpje van de opdrachtgever. Het introduceren van pauzes binnen een bijeenkomst kan uiterst goed werken.
  • Een draaiboekbespreking heeft meerdere lagen dan die van het draaiboek alleen.  Vaak heb je te maken met verschillende partijen: de horeca, geluidstechniek, lichttechniek, beveiliging, vormgeving. Hoogstwaarschijnlijk komen zij uit verschillende organisaties. Dit betekent dat zij o.a. andere loyaliteiten hebben, een eigen formele- en informele hiërarchie en eigen omgangsvormen.  Gebruik de draaiboekbespreking ook om: Alle neuzen dezelfde kant uit te krijgen, de algemene sfeer binnen de groep te meten en te sturen, inzicht te krijgen in de lijntjes die onderling al lopen, een sfeer van wederzijdse toegeeflijkheid te creeëren.
  • Bedenk dat formele macht niet hetzelfde is als invloed. Je kunt betrokkenen honderd keer wijzen op hun contractuele verplichtingen, maar dat betekent niet automatisch dat ze je als leider accepteren. Ieder bedrijf heeft onderling al lijntjes  lopen van hiërarchie, invloed en functioneel leiderschap; daar hoeven ze jou niet per sé bij te hebben. Zorg daarom dat je een sfeer creeërt waarbinnen ze jou als leider van het geheel accepteren en accepteer tevens dat hier tijd voor nodig is. Voorts moet je stijl van leiding geven aansluiten bij de aard van zowel werkzaamheden als de dynamica binnen de groep.  Begin met de algemene kenmerken van de groep: de formeel gestelde taak, allemaal professionals, allemaal service-gericht
  • Geef mensen uit verschillende partijen, een functionele groepsrol en geef die meteen een naam. Bijvoorbeeld de categorie bediening binnen de afdeling horeca, verdeel je in groepen: zaal voor, zaal midden, zaal achter. Of de afdelingen geluidstechniek en lichttechniek en requisiteur, geef je de naam “ vormgeving en design.”
  • Degradeer niemand, maar promoveer op functionaliteit. Een chef-kok wil niet tot keukenhulp gedegradeerd worden. Wel kun je zijn rol veranderen, door hem in een team “smaak en spijs”  te gooien, bestaande uit de chef-kok, sommelier en hoofd-kelner.
  • The need to know: Niet iedereen hoeft alles te weten. Als er tijdens de uitvoering iets niet gaat zoals gepland, stel alleen de noodzakeijke partijen op de hoogte.  Als er een lamp is gesprongen, hoeft afdeling horeca daar niet mee lastig gevallen te worden. Dit schept alleen maar stress en verwarring.
  • Hou jezelf op punten “vrij” : Creeër voor jezelf perioden binnen het draaiboek waarop jij “vrij staat”. Je bent even niet actief bezig met een draaiboekonderdeel. Dit geeft je ruimte om problemen die zich tussendoor voordoen, op een rustige manier op te lossen.
[fblike]